Transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail

Organiser vos mails est vital au moins sur 3 points de vue : productivité, tranquillité d’esprit et impact écologique.

Voyez votre messagerie électronique comme un trieur, c’est un outil précieux pour optimiser votre organisation au travail.

Si chaque message est rangé à sa place, vos idées sont plus claires.

La mise en place de cette organisation demande un peu de temps mais vous verrez, elle vous fera gagner beaucoup de temps sur le long terme.

Instaurez des « temps emails »

Gérer efficacement ses emails consiste à ne pas se laisser déconcentrer par leur arrivée intempestive tout au long de la journée.

L’urgence est partout. Pour calmer le stress et avancer sereinement sur des projets importants il faut limiter sa consultation de mails.

Quelques règles à suivre :

Traitez périodiquement vos messages. Le traitement des emails au fur et à mesure de leur réception vous empêche de vous concentrer sur votre tâche en cours. Prévoyez une gestion périodique : le matin, avant et après votre pause déjeuner et en fin de journée avant de quitter fermer votre ordinateur, par exemple.

Supprimez les notifications. L’arrivée des alertes emails sur votre ordinateur ou votre smartphone nuit également à votre concentration. Désactivez les notifications pour gagner en performance et diminuer votre stress.

Dosez réactivité et efficacité au travail. Restez réactif : votre interlocuteur vous sera reconnaissant d’un bref délai de réponse. Sachez néanmoins qu’un délai de quelques heures est totalement acceptable.

Voici quelques petits conseils d’organisation

• Désabonnez-vous de toutes les newsletters inutiles.

• Traitez les mails qui demandent moins de 5 minutes… dans les 5 minutes.

• Quand vous répondez, allez à l’essentiel.

• N’écrivez que quand cela est véritablement nécessaire. Par exemple, rédiger un mail pour répondre « Ok, bien reçu » est une perte de temps, pour vous comme pour votre destinataire.

• Vous pouvez aussi paramétrer des réponses automatiques. Une fois votre processus bien configuré, cette automatisation vous permettra de passer moins de temps à rédiger des mails standards.

De la discipline !

Vous l’avez vu, Il existe bien des astuces pour ne pas se laisser submerger par les mails. Cela passe notamment par savoir comment configurer son logiciel de messagerie. Vous devez par exemple absolument créer une adresse spécifique pour votre activité, différente de votre adresse personnelle.

Faites preuve d’empathie : évitez d’envoyer un mail si cela n’a pas une utilité claire.

Ah, et dernière chose, nous en avons parlez plus haut mais il est bon de se le rappeler : Ne vérifiez pas votre boîte mail toutes les 5 minutes !

En suivant ces quelques conseils, vous perdrez beaucoup moins de temps sur la gestion de vos mails, vous gagnerez en productivité et surtout en tranquillité d’esprit.

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