7 astuces à tester pour une meilleure gestion des mails

De nos jours, l'un des principaux "mangeurs de temps", c'est notre invasion permanente de mails.

Vous trouverez dans cet article 7 astuces qui vous feront gagner en temps et en efficacité chaque jour :

1/ Prenez 1 heure pour vous désabonner de toutes les newsletters qui ne vous intéressent pas plus que ça.

A partir d'aujourd'hui à chaque fois que vous recevez un mail, demandez-vous si vous souhaitez continuer à recevoir cette newsletter. Si non, désabonnez-vous en cliquant sur le lien en bas de mail qui est obligatoire.

2/ Calez-vous 3 créneaux maximum par jour pour lire et répondre à tous vos mails : idéalement le matin pour débuter la journée pour vérifier si urgence il y a, puis en fin de matinée et en fin de journée, pour profiter au mieux de votre pause du midi et de votre soirée. Mais stoppez les notifications de mails entre temps ! Et n'y revenez pas entre deux !

3/ Créez des dossiers d'archivage dans votre messagerie pour conserver vos mails : par thème ou par interlocuteur, pour les mails que vous avez traités, qui ne nécessitent plus votre attention mais que vous ne souhaitez garder.

Pensez à archiver vos mails au fur et à mesure que vous les traités.

4/ Créez 3 dossiers dans votre messagerie pour archiver vos mails :

"à traiter avant ce soir" / "à traiter avant la fin de la semaine" / "à traiter avant la fin du mois".

Puis revenez dans ces dossiers dans votre créneau du soir pour le premier, dans vos créneaux du vendredi pour le 2ème et dans vos créneaux du dernier jour du mois pour le 3ème (quitte à vous mettre un rappel ces jours-là pour penser à consulter ces dossiers respectifs).

5/ Si un mail nécessite un temps de travail important avant de pouvoir le traiter, répondre tout de même à la personne que vous avez bien reçu son mail et que vous revenez vers elle dans un délai de... (à estimer par rapport à la charge de travail et à vos disponibilités du moment).

6/ Préparez des modèles de mails récurrents à copier / coller pour gagner du temps que vous placez dans un endroit facilement accessible pour éviter de réécrire à chaque fois les mêmes choses.

7/ 80% des mails ne nécessitant pas de réponse de plus de quelques mots ! Ne perdez pas de temps avec de longs textes, allez à l'essentiel !